Iedereen actief betrekken in vergadering | TIPS & TRICKS

Ken je dat? In een overleg wil je collega’s bevragen op de ideeën die zij hebben over een thema. Je stelt jouw vraag en voor je het weet zijn twee collega’s hun ideeën uitgebreid aan het pitchen. Op een detailniveau dat eigenlijk niet helpend is in deze fase. De meer introverte collega’s blijven stil, terwijl je ook graag hun mening hoort.

Als je dit wil oplossen, gebruik dan de werkvorm 1-2-4-all. Het is één van de werkvormen uit Liberating Structures*. Je begint hierbij bij individueel nadenken over een vraag, waarna je in stapjes opbouwt in groepsgrootte. Uiteindelijk bespreek je de rode draden met de gehele groep. Er wordt voortgeborduurd op de genoemde ideeën, waardoor nieuwe ideeën kunnen ontstaan 💡. Zo wordt iedereen actief betrokken en oogst je uiteindelijk de belangrijkste elementen.

Zo pas je de werkvorm toe:

Vooraf
Zorg dat mensen eenvoudig duo’s en viertallen kunnen vormen in de ruimte. Benoem dat je graag ieders mening wil betrekken.

Start: inbrengen van de vraag
Stel de vraag waarover je de mening wil (bijvoorbeeld ‘’hoe kunnen we de onboarding van nieuwe collega’s interactiever en inspirerender maken?’’)

Tijdens: in vier rondes ieders mening

Vervolgens doorlopen de deelnemers vier rondes. Time-box dit strak ⏳.

Ronde 1: Individueel nadenken over de vraag en ideeën noteren (1 min)

Ronde 2: De ideeën met elkaar delen in duo’s (3 min)

Ronde 3: De ideeën met elkaar delen in viertallen (twee duo’s samenvoegen) (4 min)

Ronde 4: Plenair de vraag ‘’wat zijn de belangrijkste rode draden uit jullie gesprek?’’ Ieder viertal deelt één idee met de hele groep. (4 min)

Tips bij deze werkvorm:

• Laat iedereen de individuele ideeën (in steekwoorden) opschrijven. Dit zorgt ervoor dat mensen zich committen aan hun idee en het zeker zullen noemen in het duo-gesprek.
• Wees strak op de tijd per ronde. Als er behoefte is aan verdieping, kan er een extra ronde worden toegevoegd.
• Is de groep erg groot, overweeg dan een extra ronde te doen van 8 personen, na de ronde van viertallen

*Libertaring Structures is een verzameling werkvormen die actieve betrokkenheid van alle deelnemers stimuleren. De werkvormen stimuleren kennisdeling en creativiteit en zijn geschikt voor allerlei soorten groepsgroottes. Voor meer info hierover, zie https://nederlands.liberatingstructures.be/